Описание
Регламентированный учет велся в шести разрозненных учетных системах «1С:Бухгалтерия КОРП». Данные по управленческому учету вносились вручную в таблицы Excel, а затем из полученных данных формировались отчеты. Процесс управленческого учета требовал времени нескольких сотрудников, а сбор управленческой отчетности занимал до трех дней. Консолидированная отчетность по группе компаний не велась.
Для группы компаний было важно иметь возможность контроля лимитов по БДДС, автоматическому формированию «Платёжного календаря», визирования заявок на расходование денежных средств, а также возможности оперативно получить данные по бюджетам.
Поэтому было принято решение о создании единой системы финансово-экономического управления при помощи модуля «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет» для «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» для автоматизации бухгалтерского, налогового и управленческого учёта. ИТ-партнером стала компания «Первый Бит», проект занял 16 месяцев.
В начале настроили нетиповой обмен между шестью базами 1С:Бухгалтерия КОРП в одну на модуле «БИТ.ФИНАНС». Теперь есть возможность переносить справочники статей регламентированного учёта с префиксами той базы, откуда были взяты данные, чтобы при изменении статьи в базе корректно формировались данные в управленческой базе.
Далее внедрили блок казначейства: настроили права пользователей в разделе ЦФО, а также прописали алгоритм визирования и оповещения о нём на почту. Обучили пользователе работе с функционалом казначейства, а также самостоятельной настройке сбора факта ДДС и формирования типовых отчётов по казначейству.
В блоке бюджетирования настроили правила трансляции для сбора факта по БДР и создание произвольных отчетов по утвержденным макетам компании.
Разработали механизм, который связывает счета покупателям в «1С:Бухгалтерия КОРП» с планируемыми поступлениями в «БИТ.Финанс» и контролирует оплаты.
Механизм работает так: на основании счёта покупателю создаётся документ «Планируемые поступления». Когда клиент оплачивает частично, документ закрывается со статусом «Частично оплачен», а на сумму непоступивших средств система создаёт новый документ. Так видно, сколько клиент ещё должен, и контроль оплат не теряется.
На финальном этапе провели обучение сотрудников и записали видео по поддержке обмена между учётными системами, а также написали инструкции по основному функционалу внедренного модуля БИТ.ФИНАНС.
В результате проекта данные автоматически собираются в одной программе, а отчеты можно расшифровать до регистратора, что позволяет руководству самостоятельно получать детализацию показателей.
