Описание
Компания работает с несколькими видами поставщиков, у которых можно резервировать товар по нескольким схемам:
- по каналу API или EDI
- по почте, используя Word и Excel
- через B2B-портале - на сайте компании.
Важно отметить, что по последним двум схемам резервирование выполняет человек, что отнимает много времени и сил. XCOM SHOP столкнулись с проблемой дефицита кадров, им не хватало сотрудников, которые могли бы заниматься процессом резервирования товара. Кроме того, в большинстве случаев жизненный цикл сотрудников был достаточно короткий, поэтому часто приходилось заново обучать новых работников этому процессу.
В связи с этим руководство компании задумалось об автоматизации данного процесса. Бизнесу хотелось повысить собственную эффективность, эффективность закупок, ускорить интенсивность мониторинга цен поставщиков и сам процесс резервирования товара. Для автоматизации было принято решение внедрить систему "PIX RPA", так как она была более экономически выгодна по сравнению с другими вариантами, и компания была уже знакома с ней ранее. В качестве подрядчика для выполнения проекта была выбрана компания "Первый Бит", так как именно у нее были наиболее подходящие компетенции для внедрения этой системы.
На этапе подготовки к проекту клиент продемонстрировал процессы в ручном исполнении, то есть так, как задача решалась ранее. После чего специалисты Первого Бита подготовили предварительные блок-схемы процессов в роботизированном виде, в нотации BPMN. Далее было составлено технико-коммерческое предложение, и после нескольких итераций обсуждений клиент принял решение начать роботизацию с части процесса резервирования на примере первых двух В2В-сервисов на сайтах rs24.ru и eway.elevel.ru. Следующим этапом была разработка скрипта на выделенной машине клиента и тестирование на копии базы 1С. Ключевая задача робота была - зарезервировать необходимые товары, поэтому в скрипте были прописаны следующие функции:
- Авторизация в 1С
- Запуск специализированного отчёта для определения информации о том, какой товар требуется зарезервировать у поставщика
- Извлечение информации о необходимом резервировании из 1С-отчёта, из вкладок “Запросы” и “Прайсы поставщиков”
- Открытие браузера и вход в систему поставщика, отобранного согласно системе правил, на сайте (авторизация в кабинете)
- Поиск необходимой для резервирования позиции у поставщика на интернет-сервисе
- Осуществление функций резервирования товара ,с учётом набора правил, условий и процедур (добавление в “корзину”, подтверждения резерва и т.п.)
- Извлечение информации о резерве (дата, номер, товар и т.п.)
- Возврат в 1С и оформление комментария о резерве в форме запроса
- Подготовка отчёта о проделанной работе, выявленных ошибках и отправка отчёта сотрудникам Клиента.
В результате компания получила роботизированную систему, которая позволила автоматизировать процесс резервирования товара и освободить сотрудников от этой задачи.
При этом во время реализации проекта были определенные трудности. Так, сам проект пересекался с достаточно сложным периодом в компании - выходили новые формы документов, которые законодатели переписывали. Более того, 4-й квартал года был высоконагруженный, запускать что-то экспериментальное было крайне сложно. Однако команда успешно справилась со всеми сложностями и реализовала проект в запланированные сроки. В дальнейшем компания планирует подключать новых поставщиков на робота и расширять RPA на внутренний документооборот.
